“Viele Kennzahlen helfen”
Was für ein Quatsch! Kennzahlen alleine bringen überhaupt nichts. Nur Aufwand. Und Frust.
Sie können das ändern.
Gut geführte Unternehmen wissen: Das Erfolgsgeheimnis liegt in der richtigen Zusammensetzung der Kennzahlen, dem jeweiligen Bezugspunkt, dem richtigen Schwellwert sowie dem daraus abgeleiteten konsequenten Handeln.
Und für Manager gibt es selten etwas Schöneres, als transparente, datengestützte Entscheidungsgrundlagen zu haben.
Auszug aus meinem Goldenen Handbuch für ein erfolgreiches Unternehmen
Weder die Struktur eines Unternehmens (= das ist die Basis), noch das Controlling (extrem wichtig, um auf dem richtigen Weg zu bleiben) an sich sind Garantien für wirtschaftlichen Erfolg. In einem ertragreichen, erfolgreichen Unternehmen folgt beides keinem Selbstzweck, sondern ist optimal auf das andauernde Spannungsverhältnis zwischen Kostenoptimierung, Geschwindigkeit, Innovationskraft, Marktpräsenz und Serviceorientierung ausgerichtet.
Auch wenn das auf manche gerne wie ein komplizierter Balanceakt wirkt: das Prinzip ist ganz einfach. Hier ein Auszug aus meinem „goldenen Handbuch für ein erfolgreiches Unternehmen“:
1. Wählen Sie die richtigen Kennzahlen
2. Achten Sie stets darauf, dass Sie die Ergebnisse in Relation setzen
3. Erweitern Sie die Kennzahlen so, dass Sie Details bzw. Hintergründe einsehen können
4. Ordnen Sie Ihren Kennzahlen die entsprechenden Kosten zu
5. Treffen Sie aktiv Entscheidungen, die auf den von Ihnen ermittelten Daten basieren
Sie möchten tiefer einsteigen? Sprechen Sie uns einfach an!
Kennzahlen
Ein erfolgreiches Controlling und damit die weitsichtige Unternehmenssteuerung ist in (fast) jedem Unternehmen mit überschaubarem Aufwand umzusetzen. Dazu nehmen Sie zum Start nur eine Handvoll Kennzahlen („KPI“). Bei diesen Kennzahlen dreht es sich fast immer um eine Betrachtung von Kosten, Umsatz oder Anzahl in einem bestimmten Zeitabschnitt. Oder aber um ein Verhältnis von einer Kennzahl zur anderen.
Ergebnisse
Achten Sie stets darauf, dass Sie dabei nicht nur einzelne Ergebnisse messen (z.B. Umsatz = xyz Euro), sondern die Messpunkte auch in Relation zu anderen Bezugs-/Messpunkten zu setzen (z.B. „um den Umsatz von xyz zu erreichen haben wir Euro abc investiert“).
Hintergründe
Im zweiten bzw. dritten Schritt sollten Sie diese Kennzahlen so erweitern, dass Sie schnell und einfach Details/Hintergründe zu den gemessenen Werten einsehen können (z.B. „den Betrag von Euro abc haben wir im Zeitraum 1, 2 und 3 in die Maßnahmen „ab“, „bc“, „cd“ investiert“). Der nächste Schritt ist dann die automatische Verknüpfung der Maßnahmen sowie deren messbaren Ergebnissen (z.B. Maßnahme „ab“ und „bc“ haben die Anzahl 1, bzw. Anzahl 2 an neuen Kontakten/Interessenten gebracht).
Kostenzuordnung
Was Sie jetzt noch unbedingt benötigen ist eine Zuordnung der verschiedenen Kosten zu den einzelnen Kennzahlen. Keine Sorge: das können Sie auch ganz einfach, mit einer sehr rudimentär gehaltenen Kostenstellen-/Kostenträgerrechnung lösen:
- Bestimmen Sie die einzelnen Bereiche, die es abzugrenzen gilt: z.B.: Administration, Entwicklung, Service/Support, Vertrieb/Marketing
- Definieren Sie (zum Start reicht das auch ganz grob in 10er-Schritten) zu wieviel Prozent jede Person im Unternehmen in welchem Bereich als Kostenblock belastet werden soll.
- Setzen Sie die richtigen Schwell-/Zielwerte, die für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Übrigens: für die allermeisten Unternehmen sind diese Schwell-/Zielwerte genau dieselben – und zwar völlig egal in welcher Branche Sie unterwegs sind.
- Beginnen Sie mit den wichtigsten Kennzahlen, als da sind:
- Jahresergebnis im Verhältnis zu den jährlich wiederkehrenden Einnahmen („ARR“)
- Aktivitäts-/Administrationsgrad: allgemeine + Verwaltungskosten im Verhältnis zum Nettoumsatz
- Die 40% Regel: (Wachstumsrate + EBITDA)
- Vertriebseffizienz (Teile des Neukundenumsatzes im Verhältnis zu den Vertriebs- & Marketingkosten)
- Entwicklungseffizienz (Teile des Neukundenumsatzes + ARR im Verhältnis zu den Entwicklungskosten)
- Serviceeffizienz (Serviceumsatz im Verhältnis zu den Service-/Kundenbetreuungskosten)
Wichtig, und Sie ahnen es: Legen Sie die Schwell-/Zielwerte richtig fest, nur dann bekommen Sie wirklich sehr schnell eine faire und datengetriebene, von Emotionen befreite und vor allem eine belastbare Entscheidungsgrundlage.
Das ist für Sie Neuland, oder Sie haben in dieser Disziplin erst die ersten Schritte gemacht? Dann zögern Sie nicht und holen sich einen Experten, der Sie dabei fachkundig unterstützt.
Auch dabei helfen wir Ihnen sehr gerne.
Erkenntnisse gewinnen – Maßnahmen einleiten
Nun liegt es an Ihnen aus den Ergebnissen auch die richtigen Erkenntnisse zu gewinnen. Und – mindestens genauso wichtig – dann auch die richtigen Maßnahmen einzuleiten. Am Anfang wirkt das vielleicht etwas „streng“ oder sogar „ungerecht“, weil selbstverständlich jeder Bereich erklären kann, weshalb die Abweichung für sie im Moment akzeptiert werden sollte. Und dass es mit etwas Geduld, Hoffnung und dem richtigen Geschick in den kommenden Monaten „besser“ werden wird. Kennen Sie das…? Deshalb: Achtung! Springen Sie nicht über dieses Stöckchen, das Ihnen garantiert hingehalten wird. Nicht eine spezielle Kennzahl ist entscheidend für gute, datengetriebene Entscheidungen.
Das Geheimnis liegt in der Kombination, dem Mix der verschiedenen Kennzahlen zueinander sowie der Referenz-/Schwellwerte.
Achtung
Betrachten Sie nur eine Kennzahl, oder haben Sie die falschen Referenz-/Schwellwerte gesetzt, so ist die Gefahr recht hoch, dass Sie anhand einer unvollständigen oder gar falschen Basis Entscheidungen treffen!
Ist es schlimm, wenn einer oder gar mehrere Bereiche sich (ein wenig) außerhalb des Zielkorridors aufhalten? Nein – aber nur, wenn das im Einzelfall geplante, nachvollziehbare Gründe hat. Es darf kein System haben, oder regelmäßig, oder gleichzeitig an mehreren Stellen vorkommen.
Die einfache Wahrheit
befinden sich Ihre Kennzahlen außerhalb des Zielbereichs, dann schöpft Ihr Unternehmen auch nicht das eigene volle Potenzial aus. Ist das dauerhaft der Fall, dann begehen Sie als verantwortlicher Manager (aus unternehmerischer Sicht) eine Art „geplanten Selbstmord“.
Oder anders herum: erfolgreiche Unternehmen können Ihre Entscheidungen auf belastbare (Kenn-)zahlen stützen. Und sie tun das vor allem auch ganz konsequent. Messen, Analysieren, Erkennen, Handeln.
